Bokföring innebär att man registrerar företagets ekonomiska aktiviteter allt eftersom kundfakturor skapas, leverantörer sänder sina fakturor till företaget, när företaget gör utbetalningar för löner, skatter och leverantörsfakturor samt kundernas inbetalningar kommer till företagets bankkonto. Då nästan alla aktiviteter förr eller senare lämnar avtryck i företagets bankkonto, jämför man sedan bokföringen med bankens kontoutdrag. Den löpande redovisningen avslutas med ett bokslut i slutet av redovisningsåret.
- Kundreskontra
I en kundreskontra har alla era kunder en egen mapp med uppgifter om alla fakturor som har skickats till kunder samt alla betalningar som kunder har gjort till er, med exakt belopp och datum tydligt angivet. Kundreskontran är ett bra verktyg för att få en överblick över vilka kundfakturor som är förfallna och som behöver åtgärdas, antingen med ett samtal eller en påminnelse.
- Kassaregister
Du som säljer varor och tjänster mot kontant betalning eller betalning med kontokort måste ha ett certifierat kassaregister.
- Leverantörsreskontra
I en leverantörsreskontra har alla era leverantörer en egen mapp med alla fakturor som leverantören har skickat till er samt vilka av fakturorna som är betalda med tydlig angivelse av datum och belopp för varje transaktion samt leverantörens fakturanummer. Leverantörsreskontran är ett bra verktyg för att få en överblick över utestående leverantörsskulder. Detta är bra om man vill undvika att man missar att betala en faktura och vill undvika att betala påminnelseavgifter och inkassokostnader.
- Huvudbok
Kund- och leverantörsfakturahantering sker oftast i sidoordnade Kundreskontra och Leverantörsreskontra. Ekonomiska transaktioner utöver reskontrahanteringen sker direkt i huvudboken, huvudsak löner och eventuella kontokortsinköp.